MURCIER cindy  mardi 1 octobre 2002 09:53

Un point de la norme nous pose problème : comment identifier et maîtriser les documents extérieurs??
Si nous codifions tous les documents qui rentrent dans l'entreprise comme notre système doc, ceci est trés contraignant et quasiment impossible ( trop lourd à gérer).
Si quelqu'un peut m'éclairer sur ce point, je souhaite volontier m'appuyer sur un model réaliste.
Merci de me répondre.
 

Christian Giraud  mardi 1 octobre 2002 12:21

Un point important le mot identifier ne signifie pas donner une reference et encore moins codifier, identifier signifie que l'on doit savoir lesquels ils sont, et l'ISO vous demande de specifier la facon dont vous vous y prenez.
Il en va de meme pour la maitrise, une regle de classement, diffusion, retrait, ... est suffisante.

magali Cabus mardi 1 octobre 2002 14:34

Je ne travaille pas sur l'Iso 9000 version 2000, mais sur l'ISO 17025. En ce qui concerne la gestion des documents externes, tels que les normes, les documents fournisseurs... Je n'ai pas changé leurs identifications. Une norme a un numéro et pour moi c'est son "identifiant" au sein de notre système. Lorsque nous faisons références à ces documents dans notre système qualité, nous nous servons de ces identifiants.
Après, le plus compliqué est la gestion des ces documents. Il faut savoir qui est en possession de quel document et dans quelle version. Une liste suffit. Après à vous de jouer pour faire votre veille réglementaire, normative... Pour être sûre que les documents utilisés sont bien ceux correspondants à la dernière version et qu'ils sont applicables.
Cordialement,

Olivier Boutou mardi 1 octobre 2002 15:25

Il est inutile de référencer tous les documents extérieurs. Vous pouvez tenir à jour une liste des documents extérieurs à jour applicables dans votre système de management de la qualité :

Parmi les exemples de documents à gérer :

- documents normatifs et réglementaires (norme ISO, directive CEE, décrets...)
- guide de bonnes pratiques,
- cahiers des charges clients,
- liste des fiches techniques des produits utilisés,
- contrats avec les fournisseurs (maintenance, étalonnage, production, transport...)

L'important dans cette liste est de retrouver le titre du document et la date de ce document que vous appliquez.

Vous pouvez également disposer d'une procédure de gestion des documents d'origine externe qui traite notamment de la veille normative et réglementaire.

NB : Les enregistrements d'origine externes (rapport d'étalonnage, résultats d'analyse, attestation de formation...) peuvent être gérés dans votre liste
des enregistrements relatifs à la qualité.

Roger GAURAND  mardi 1 octobre 2002 15:39

Merci pour votre message qui intéressant et réaliste. J'aimerais savoir si pour les dos externes vous engloblé les revues d'information, les fiches machine, les fiches sécurité, les courriers clients...

Christian Giraud  mardi 1 octobre 2002 16:04

Il faut mettre dans une gestion de document externe que les documents qui touchent votre systeme de management de la qualite, et pas les autres.
Pour ceux que vous evoquez il n'y a que vous qui puissiez le dire, nous n'avons pas suffisamment d'information pour statuer uniquement avec votre mail.
Cependant,
Les revues d'information : tout depent le sujet et de l'impact sur votre process
les fiches machines : si ces machines sont sur votre process et surtout si celui-ci est critique alors bien sur: oui
les fiches securite :  meme reponse
les courriers clients : ils peuvent meme etre des enregistrements relatifs a la qualite

Christian Giraud
HLB Orfis
149 boulevard Stalingrad
69100 VILLEURBANNE

tel : 04 72 69 38 88
fax : 04 78 93 61 91

Michel Dupres  mardi 1 octobre 2002 20:27

Vos documents "externes" relèvent peut-être de plusieurs catégories :

1° des documents de "relation" avec l'extérieur : commandes, réclamations, etc. Pour ça nous avons tout simplement des procédures qui décrivent comment on les traite (réception, numérisation [ou pas si par exemple revues ou envoi "épais"], transmission au collaborateur concerné, suivi de la réponse apporté,...). Tous ces documents ne sont pas (heureusement... plus de 400 lettres/jour :-))) indexés dans le manuel qualité mais celui-ci décrit parfaitement comment on procède à toutes les étapes pour les identifier, les faire suivre entre nous, les traiter, y répondre, et comment nous nous assurons que nous n'en avons pas d'oublié quelque part.

2° des documents qu'il vous faut vous "approprier" : par exemple des CC, des fiches d'utilisation d'appareil ou produits. Pour ce type de documents nous les référençons directement dans le système qualité (documentation indexé selon la même méthodologie que le reste du manuel, parfois en document "seul" ou "brut", parfois en annexe de procédure ou de fiche, donc toujours une renumérotation à notre "sauce" sachant qu'en pratique ça peut ne revenir qu'à rajouter une "page de garde" (informatiquement on parle de "masque") avec toutes les infos nécessaires à notre MQ). Gestion des versions ou révisions de manière identique aux autres procédures (archivage, destruction,...). En pratique, nous nous arrangeons pour avoir une version électronique de tout document destiné à être intégré dans le MQ.

Après il existe des revues, des docs d'intérêt "général", bref, sans conséquence immédiate pour le travail. Tout ça ça va dans les "bibliothèques" selon les compétences et centres d'intérêts des uns et des autres. Mais là on ne l'inclus pas dans le champ couvert par l'AQ.

Comme vous pouvez le remarquer quasiment tous les documents passent par le 1° dont effectivement une [infime] partie se retrouve ensuite dans le 2°.

En ce qui concerne le problème de la diffusion des versions, l'ensemble du manuel qualité est sur informatique et les éventuels documents papiers sont systématiquement numérisés. L'avantage est l'assurance de la disponibilité à tous les postes des dernières versions des procédures (bases Lotus Notes). La consigne est de se référer aux informations de la base. L'avantage est qu'il n'est pas nécessaire de formaliser des tas de réunions pour des mises à jour mineures de procédures. Si besoin, nous nous informons par "mémo" des corrections apportées à une procédure. C'est l'utilisation de l'informatique qui a d'ailleurs contraint au "sur-référencement" avec le système d'indexation interne.

Cordialement,
Michel Dupres.

Constant Depièreux  mercredi 2 octobre 2002 05:50

La première chose à faire à mes yeux consiste à consulter votre organisme de certification (et non le consultant qui a souvent tendance à faire de la surenchère), à leur exposer votre problème et à écouter leur vision des choses.

La norme demande de maîtriser vos processus, c'est-à-dire de faire la démonstration que vous les pilotez et non l'inverse. Cela revient à dire que vous en avez inventorié les principales classes de documents dans votre entreprise,  identifié les risques associés et posé en conséquence une décision de management  appropriée. En clair, vous pouvez décider, sur une base documentée, que telles ou telles classes de documents - internes ou externes - ne présentent aucun risque pour une gestion saine de votre entreprise et de vos relations avec vos clients et qu'en conséquence vous ne les gérez pas de manière stricte. Cette approche vous permettra de vous concentrer sur ce qui est critique et vous évitera de diluer vos efforts sur des aspects triviaux de votre business. Il est beaucoup plus important de bien réaliser les 'important few' que de s'épuiser à essayer de maîtriser les 'trivial many'.

Amplitude  mercredi 27 novembre 2002 23:32

Je vous signale la sortie de l'ouvrage de deux collègues dont j'apprécie l'approche de la Qualité : Dominique THIBAUDON et André CHARDONNET

Le guide du PDCA de Deming
Progrès continu et management
368 pages  45,00 EUR
ISBN: 2-7081-2839-6  

Descriptif de l'ouvrage plus deux chapitres en ligne :
http://www.editions-organisation.com/php.management/Ouvrages/9782708128392.php3

"ngilbert2002 < Mercredi 16, Avril 2003 18:00

Les durées de conservation des archives en entreprise (pas seulement les dossiers relatifs à l'hygiène, mais bien l'ensemble des documents produits et recus par une entreprises au cours de son fonctionnement) est traité en détail dans un ouvrage qui fait référence, édité par l'Association des archivistes français :

Les Archives dans l'entreprise, guide des durées de conservation,
Paris, Association des archivistes français, 1997.

Rédigé par des archivistes d'entreprise, cet ouvrage fait le point de toutes les mesures éparpillées dans la législation
française et qui peuvent se traduire par une conservation de documents d'archives. Une nouvelle version est en cours d'élaboration : je vous conseille donc de prendre contact avec la Section des archives économiques et d'entreprise de l'association pour plus d'information (Contact : Henri ZUBER, 01 44 68 21 01, henri.zuber@ratp.fr).

Pour plus de renseignements :
AAF, 9 rue Montcalm, 75018 Paris
Tel. : 01 46 06 39 44 - Télécopie : 01 46 06 39 52
Mél : secretariat@archivistes.org
Site : http://www.archivistes.org


Nadine ROUAYROUX, conservateur
Archives départementales de La Réunion
4, rue Marcel Pagnol
97490 Champ Fleuri Sainte-Clotilde
Tel : 02 62 94 04 14
fax : 02 62 94 04 21
mél : archives@cg974.fr

MORVANT Pierre-Nicolas mercredi 16 avril 2003 09:29

Je travaille actuellement sur la création d'un système de management environnemental. Il faut que je détermine combien de temps on doit archiver des documents.
Quelqu'en aurait-il une idée de la durée de conservation des documents légaux au sein d'une entreprise???

aarmail mercredi 16 avril 2003 11:53

Je m'étais adressée auprès de la DSV et DGCCRF. Il n'y a pas forcément de réglementation pour tout mais ces instances connaissent plus les durées dont elles ont besoin pour se "couvrir" ou autre.
Cela dépend aussi de la nature du produit avec lequel vous travaillez.En congelé, nous avons du 18 mois de DLC, nous conservons donc les archives (documents d'enregistrement, par exple) beaucoup plus longtemps que pour les produits de 21 j de DLC.
Votre service adm et financier a probablement des indications sur les doc "légaux".

Gabrielle BARMA jeudi 17 avril 2003 09:04

Voici la liste qui m'a été donné par comptables :
Tout ce qui peut etre controllé lors d'un controle des impots, 3 ans plus celui en cours
Tout ce qui concerne les salariés : toujours
Tout ce qui concerne la banque : 10 ans
Assurances : 10 ans après résiliation
Comme vous voyez, il faut trouver de la place pour les archives !!!

Quentin ROBERT jeudi 17 avril 2003 09:41

Pour Info. il existe des solutions d'archivage informatique via le scan du document en question, avec la possibilité de codifié chaque type de documents, de les classer par date de création et même par service si cela vous plaît... Ce système permet aussi, via une interface informatique, de pouvoir récuperer "relativement" facilement n'importe quel document scanné
si on en a besoin... dans la mesure où la codification du document a été correctement rentrée....

aarmail jeudi 17 avril 2003 10:01

Effectivement faut trouver de la place pour les archives. Surtout si la comptabilité se croit prioritaire p/r à vous.
En environnement ou Q, ce qui est relatif au salarié nous passe un peu au dessus de la tête (surtout si on confie à l'administratif la charge des doc de formation). En espérant ne pas en avoir besoin, il ne faut tout de même pas négliger les assurances, bien sûr.
L'esprit des lois "à l'européenne" tend à responsabiliser les entreprises.
Reste à elles de prouver qu'elles ont les mesures et résultats nécessaires.
Si vous sous traitez analyses, voir le temps d'archivage de votre labo pour ne pas surcharger vos archives....
Et évidemment, l'interet d'avoir des mesures pertinentes (justes nécessaires) pour alléger votre système. Et là, c'est un autre débat 

Courage et chance

Emmanuel Varrin  jeudi 17 avril 2003 18:26

difficile d'être exhaustif...

Fiche médicale individuelle =>  R. 241-57 => Jusqu'au décès de l'intéressé

Fiche médicale d'entreprise =>  R. 241-58 => 10 ans (conseillé)

Dossier médical individuel =>  R. 241-56 => Jusqu'au décès de l'intéressé

Registre des accidents du travail bénins (dans les entreprises autorisées)
=> CSS, art.   L. 441-4 => Envoyé à la CRAM à la fin de chaque année civile
=> Photocopie du registre : 10 ans

Registre des observations et mises en demeure de l'inspection du travail
(art L620-6) cdT: 5 ans

Registre des mises en demeure faites par l'inspecteur du travail en cas d'infraction aux règles d'hygiène et de sécurité
  L. 620-4 => 10 ans (dans l'intérêt de l'entreprise, réglementairement 5)

Registre des avis du CHSCT sur les dangers graves et imminents (R. 236-9) :
3 ans réglementairement /10 ans (par intérêt pour l'entreprise)

Rapport annuel de bilan de la situation générale de l'hygiène, de la sécurité et des conditions de travail
  L. 236-4 => 10 ans

Programme annuel de prévention des risques professionnels et d'amélioration des conditions de travail
  L. 236-4 => 10 ans

Procès-verbaux des réunions des CHSCT R. 236-11 => 10 ans

Dossier de maintenance des lieux de travail =>  R. 232-1-11 / Pendant toute la durée d'occupation des lieux de travail

Équipements de travail et moyens de protection => Déclaration de conformité CE /  R. 233-73 => Pendant toute la durée d'utilisation de l'équipement

Documents permettant de comptabiliser les heures de travail effectuées par chaque salarié =>  L. 611-9 => 1 an (réglementairement) 10 ans (par intérêt pour l'entreprise)

Représentants du personnel / Registre des observations des délégués du personnel / L. 424-5 => 3 ans / 10 ans

Documents relatifs au contrôle de la durée du travail dans les transports routiers (Arr. 11 févr. 1971, art. 11)  => 2 ans à partir du moment où ils ont cessé d'être utilisés /  5 ans

Documents et plan de prévention lors des travaux effectués par des entreprises extérieures.  R. 237-4/ R. 237-7 et  R. 237-8 => Pendant la durée des travaux

Opérations de construction. Déclaration préalable. Plan de sécurité et de santé : L. 235-2/  L. 235-6 et  L. 235-7
Pendant la durée du chantier

DOCUMENT DONT LA CONSERVATION EST CONSEILLEE : Bilan social  L. 438-1 => 3 ans

Documents concernant les accidents du travail et les maladies professionnelles (ex. double de la déclaration d'AT, notification des CRAM et de la CPAM, rentes, etc.)  (v. CSS) => Jusqu'au décès de l'intéressé

Compte employeur d'AT => (v. CSS) => 10 ans

Résultats des enquêtes du CHSCT après accident du travail ou maladie professionnelle ou à caractère professionnel
  L. 236-2, al. 3 => 10 ans

Conclusion de l'expert désigné par le CHSCT => L. 236-9 => 10 ans

Registre incendie =>  R. 232-12-21 => 10 ans

Registre d'élimination des déchets => (C. envir., art.   L. 541-7) => 10 ans (Y compris les bordereaux de suivi de déchets)

Dans le domaine environnemental, il faut également conserver :
- les arrêtés préfectoraux d'ouverture pour les ICPE,
- les résultats des mesures effectuées (bruit, mesures de polluants de l'air, eau...)
- les certificat d'épreuve des cuves, bassins...
et je dois en oublier...

qalig vendredi 14 mai 2004 14:36

Pourriez vous m'indiquer la durée de conservation des documents en entreprise :
procédure / fiche instruction de travail / contrôle / ... .

Lamia MEITE vendredi 14 mai 2004 16:53

Pour la durée d'archivage des documents, cela dépend de l'objectif, de l'intérêt des document à archiver.
Notre entreprise est certifiée ISO 9001 : 2000, les documents qualité (fiches enregistrement, procédures, instructions) sont conservés entre 2 à 3 ans.
Donc à vous de voir !

honuhui  samedi 15 mai 2004 23:36

La duree d'archivage generalement demandée est de 2 ans.

armail dimanche 16 mai 2004 18:14

ça dépends pourquoi.
En exigence BRC certains doc doivet être archivés 3 ans.

Cette question st récurrente, elle figure probablement dans les archives de la liste.

Audrey Fiquet mercredi 23 juin 2004 13:16

Bonjour à tous,
Ingénieur spécialisée dans la microbiologie et la sécurité alimentaire, je travaille au sein d'une entreprise fabricant des produits pour la nutrition clinique.
Je recherche actuellement un logiciel permettant de faciliter la gestion des documents qualité.
Travaillant en parallèle sur les cahiers des charges emballages, je suis également à la recherche d'un dictionnaire franco-anglais axé "entreprises",ou "emballages", car le vocabulaire utilisé dans ce domaine est trés spécififique et de ce fait, difficile à traduire.
Je vous remercie d'avance pour les pistes que vous pourrez m'apporter et espère que mes compétences pourront aussi vous aider un jour.

Audrey Fiquet
PS: J'en profite pour envoyer une petite annonce... Mon contrat se terminant en septembre, je recherche un emploi en rapport avec mes qualifications, dans la région de Brest. 

Arnaud Duchateau mercredi 23 juin 2004 13:46

Voici le site d'une société belge qui commercialise ce type de logiciel..
Très intéressant.

www.vivaldi-qms.com ou www.o-a.be

euqilegnal Tue, 18 Jan 2005 12:36:22 +0100

je voudrai savoir combien de temps il faut conserver les documents suivants :
- les feuilles de contrôle à réception (carcasses, viandes en bacs, épices,...)
- les feuilles de traçabilité ascendante (numéro de lot des ingrédients qui ont servi à la fabrication du produit) et descendante (destination des produits fabriqués par notre charcuterie).
y a t'il un document officiel mentionnant ces données car j'ai eu différants échos ( 6 mois d'aprés les SV, 5 ans d'aprés le réglement 178/2002,...)

Bertrand CARLIER Tue, 18 Jan 2005 12:50:40 +0100

le délai de 6 mois me semble bien trop court ( vu notamment le coût actuel de gestion d'archive).

imaginons un lot posant problème. La tracabilité est aussi ou plutôt surtout un outil permettant de responsabiliser le bon maillon de la chaine,pensez vous qu'en 6 mois, les enquètes ou instructions seront faites ?

La législation en place, me semble responsabiliser le dernier maillon tracable.

en revanche, je ne sais si cela doit faire l'objet d'un conseil ou d'une règle.

Il semble qu'en Europe la question soit abordée de façon trés diverse ( voir gestion des données médicales dans les différents pays). La France me semble être un pays avec trés peu de mémoire et je trouve cela trés dommage ( c'est un frein à la démarche scientifique).

Il est souvent dit que c'est une particularité des français mais, il me semble, qu'il faudrait plutôt dire qu'il s'agit d'une particularité de la gouvernace à la française.

Yves BOISARD Tue, 18 Jan 2005 14:43:11 EST

On s'achemine, mais celà n'est pas officiel, vers 6 mois de conservation des données de traçabilité pour les produits dotés d'une DLC, le point de départ étant la DLC elle même, et vers 5 ans pour les produits à DLUO, le point de départ étant la date de réception du dernier maillon de la chaîne, à savoir le distributeur On peut penser que ce même délai s'applique aux maillons amont

Les 5 ans d'archivage sont prévus dans la Directive OGM, appliquée depuis avril 2004

Un retour de la commission de Bruxelles, attendu sous peu, devrait nous donner plus de certitudes

lesterdaniel2003 Wed, 19 Jan 2005 08:12:14 -0000

Il semblerait que le groupe de travail constitué par la commission ait opté pour une durée de conservation des documents de 5ans dans son avis dont un condensé a été publié dans les marchés de fin décembre. Il sagit d'une recommandation sans statut légal. Par ailleurs le délai recommandé pour mettre les données de traçabilité a disposition est de 4h00.( dans ce même avis ).

ahmed kechad January 25, 2005 3:36 PM

Je voudrais savoir pour combien de temps peut-on archiver les documents suivants:

- Bon de livraison des bêtes (Lettre de voiture): qui est un document de transport routier des animaux vivants (nous recevons un document pour chaque livraison par le trnsporteur).

- Un document "liste des éleveurs": qui présente le nom de l'éleveur; le nombre de bovins livrés avec leurs numéro d'identification; cheptel engraisseur ect...
(nous recevons un document pour chaque livraison également).

Quelle est la durée d'archivage de ces documents??

Emilie SIMONIN Thu, 26 May 2005 14:53:54 +0200

Nouvelle, je me présente Emilie SIMONIN Responsable Qualité en découpe de viande.
Je suis nouvelle sur le poste, je remplace l'actuel Responsable Qualité qui part fin juin.
Je voulais savoir au niveau documentaire combien de temps il fallait garder les différents documents (relevé de t°, courrier fournisseur, clients,....). 

ETIENNE Erika  Thu, 26 May 2005 14:58:59 +0200

J'ai été stagaire au sein d'une industrie charcutière, la durée de classement pour la pluspart des documents était de 1 ans et la durée d'archivage de 2 ans. Cependant les résultats d'analyse de la production étaient conservés 10 ans.

En espérant que cela puisse vous aider.

ejdoub houssein jeudi 26 mai 2005 15:10

Comment maîtriser vous vos enregistrements , vous les mettez sous forme de PDF?

ETIENNE Erika 26 May 2005 15:45:25 +0200

Je pense que vous devez parler des formulaires (= enregistrements vides).
Ceux ci sont mis sur le réseau en lecture seule ou pdf en effet. De plus une procédure associé a une formulaire permet de déterminer pour chaque type d'
enregistrements les utilisateurs, le lieu et la durée de classement, le lieu et la durée d'archivage, ainsi que la personne responsable de chaque étape.  

Sinon les enregistrement sont archivés sous formes papier mais peuvent être conservés sous fichier informatique si besoin. 

Philippe Auriol  Thu, 26 May 2005 15:53:26 +0200

Le 26 mai 05 à 15:09, Mejdoub houssein a écrit :

> Comment maîtriser vous vos enregistrements , vous les mettez sous  forme de PDF?

Je n'ai bien sûr pas la réponse mais j'en profite pour signaler l'officialisation d'un format international libre et gratuit de stockage des données de bureautique par l'OASIS (Organization for the Advancement of Structured Information Standards) qui est un consortium international.

A lire (en anglais) ici :
http://www.oasis-open.org/news/oasis_news_05_23_05.php

Ce n'est pas pour aujourd'hui mais le format étant en xml, il laisse à espérer une lecture facile pour tous et ce quel que soit le logiciel de bureautique ou le système d'exploitation utilisé.

DUEZ Christine Tue, 31 May 2005 17:09:09 +0200 (CEST)

Nous nous contentons de garder les documents dans la forme ou ils ont été conçus, pas forcément pdf. Ils sont gardés depuis 2000 actuellemnt, mais nous allons revoir ce système et passer également à 1 ans et deux ans en archives. Les documents comme les résultats d'analysezs, les résultats de contrôles(nettoyage, hygiène personnel,...) sont gardés sur papier pour le moment.

Virginie Bardou Wed, 20 Jul 2005 08:16:34 +1100

Est-ce que pour vous une réclamation client est une non-conformité ?

hblmg78 Wed, 20 Jul 2005 01:17:26 EDT

Tout dépend du type de réclamation
Elle peut être une piste pour une non conformité
Dans tous les cas une réclamation représente une insatisfaction, reste à déterminer à quel niveau

Estelle PAVY Wed, 20 Jul 2005 08:51:52 +0200 (CEST)

Pour moi, une réclamation client est à prendre en compte systématiquement, bien sûr, mais n'est pas forcément une non-conformité. Par exemple, le client s'est trompé en passant sa commande et vous adresse une réclamation : il n'y a pas de non-conformité de votre part dans ce cas.

Lamia MEITE Wed, 20 Jul 2005 08:25:31 +0200

une réclamation n'est pas obligatoirement une non-conformité mais il est vrai qu'il faut entreprendre des investigations pour déterminer la cause et voir si elle relève d'une non-conformité.


Hugues JOURDAN Wed, 20 Jul 2005 16:33:26 +0200 (CEST)

Oui et une grosse...
Plus sérieusement, c'est une non conformité importante car elle peut faire perdre un ou plusieurs clients par le bouche à oreille. Mais il faut bien l'étudier car parfois c'est le client qui a fait une bourde. Je me rappelle d'une fois où nous avions eu des gonflement sur des produits SV type couscous. Bien après enquête, le client stockait ses produit à T° ambiante alors que c'était du réfrigéré...
Ensuite, si elle est fondée, c'est une indication importante pour l'entreprise qui va pouvoir après analyse et recherche d'Actions correctives solutionner un pbs.
Puis c''est aussi dans le cas de marque distributeur une obligation de les traiter avec beaucoup de rigueur car sinon c'est le déréférencement qui guette.
J'ai fait mon mémoire de maitrise la dessus et j'y ai beaucoup appris.
A+

Virginie Bardou Thu, 21 Jul 2005 08:43:05 +1100

Merci à tous pour vos réponses.

Les avis étaient assez partagés, je pense que je vais donc traiter les réclamations au cas par cas et enregistrer celles qui sont ''recevables'' en NC.

Nicolas CHIARELLI Thu, 21 Jul 2005 08:42:37 +0200

le mieux est "d'ouvrir" une fiche NC / AC à chaque réclamation client et ensuite de décider le traitement de la NC et l'éventuelle AC au cas par cas.

Il faut donc contre déclencher systématiquement votre processus NC/AC à CHAQUE réclamation client mais ce qui ne veut pas dire qu'il y aura une AC à chaque fois.

Emmanuelle Aime Thu, 11 Aug 2005 16:20:48 +0200

Afin d'étudier l'évolution des réclamations clients au cours de l'année, je comptabilise d'un côté les réclamations clients (GMS) et de l'autre les réclamations consommateurs. En effet, leurs objectifs étant bien différents.

Afin d'être pertinente sur mes indicateurs de qualité mis en place, je me pose une question assez subjective:

Prenez vous en compte toutes les réclamations consommateurs? Je m'explique, certaines réclamations nous parviennent mais sont à nos yeux qualitativement conformes (erreur du client sur la dénomination produit, trop de gras, questions diverses...)

Ce sont des réclamations où aucune action corrective ne peut être engagée.

Faut-il tout de même les comptabiliser dans les stats? Si on fait le choix de les exclure, ne tombe-t-on pas dans la sélection subjective des réclamations?

Comment faites-vous?

Merci de vos expériences.

Cordialement,

Emmanuelle AIME

Laurent KRYSIAK Thu, 11 Aug 2005 17:45:26 +0200

j'ai eu la même réflexion lors d'une précédente expérience professionnelle !

La solution retenue était de ne prendre en compte que les réclamations fondées....ce qui excluait donc les réclamations liées à une erreur du client (un courrier d'explication leur était malgré tout envoyé)

Je partage votre opinion sur le fait que toute réclamation n'entraine pas systématiquement une action corrective; elle doit par contre entrainer un enregistrement et un traitement

En conclusion :

> excluez les fausses réclamations ou les réclamations farfelues

> mais prenez en compte toutes les autres

Cordialement

Laurent KRYSIAK

Nicolas CHIARELLI Thu, 11 Aug 2005 18:18:12 +0200

Tout dépend en fait à quel processus votre indicateur est associé . Selon ce que vous voulez mesurer vous pouvez prendre en compte la totalité, celles ayant fait l'objet d'un traitement, le nombre d'AC associée, la récurrence des réclamations... etc.

Réflechissez également qu'une "fausse" réclamation peut avoir une cause et que cette cause peut peut-être être traité.

Lamia MEITE Thu, 11 Aug 2005 16:22:33 +0200

je suis d'accord avec M. Agreal,
nous aussi, nous ne prenons en compte que les réclamations "fondées".

Cependant, nous adressons toujours un courrier au client. De même, mis à part les réclamations, toutes les exigences clients sont traitées et une réponse lui est adressée, même si nous ne sommes pas en mesure d'y répondre (problème de coût, de logistique...). Ceci fait parti de notre processus développement du service

Cordialement,

Marie Contardo: Tue, 3 Jan 2006 14:04:25 +0100

Je m'interroge sur le temps d'archivage de tous les enregistrements des contrôles qualité, suivi de production... 1 an, 2 ans 5 ans ?

Quelq'un aurait-il la réponse ?

Angeline PIGNON Tue, 3 Jan 2006 15:49:58 +0100

Les enregistrements des contrôles qualité et suivis de production doivent être conservés au minimum jusqu’à la DLC du produit concerné.

Ainsi, en cas de réclamations de la part de vos clients ou de contrôles vétérinaires, vous devez être capable de fournir tous les documents de suivi de la qualité d’un lot donné.



Laurent DENEUVE Tue, 3 Jan 2006 16:06:54 +0100

Votre réponse me parait insuffisante : si vous prenez le cas d'établissement de restauration collective en liaison chaude (cuisson le jour de la consommation des produits maintenus au chaud), cela signifierait que les documents pourraient être détruits le lendemain de la consommation de ces produits, ce qui ne serait pas conforme à la réglementation en vigueur... Je pense qu'il faut dans tous les cas se replonger dans les textes réglementaires de son secteur d'activité (certains mentionnent précisément
les durées d'archivage des documents), sinon se baser sur les documents du SANCO.


michel_barif Wed, 04 Jan 2006 04:13:03 -0000

selon les recommandations de la DGAL, les documents relatifs à la sécurité alimentaire doivent être conservées au minimum pendant 5 ans à compter de la date de fabrication ou de la date de livraison, sauf pour :
- les produits périssables DLC ou DLUO < 3 mois: 6 mois après fabrication ou livraison
- >5ans: temps de la durée de vie du produit + 6 mois

L'ANIA (association nationale des industries alimentaires) préconise 3 ans pour les produits périssables.

phenix_spp Wed, 04 Jan 2006 10:04:27 -0000

1) Pour les éléments de traçabilité, les délais de conservation des informations sont clairement indiqués dans la note de service :

- Note de service DGAL/SDRRCC/SDSSA/N2005-8205 du 17/08/2005 Contrôle de la traçabilité dans le cadre du Règlement (CE) n°178/2002
- Dispositions relatives aux denrées alimentaires (hors production primaire).

http://www.agriculture.gouv.fr/spip/IMG/pdf/dgaln20058205z.pdf

2) Pour les autres éléments, la règlementation ne semble pas encore précise.

Je pense qu'en restauration collective, tous les enregistrements (refroidisement rapide, températures de stockage ....) devraient être conservés au minimum 2 mois après consommation (délai probable maximum d'apparition de TIAC) pour prouver en cas d'incident que l'exploitant s'est donné les moyens de maitriser sa production ou pour
retrouver les causes probables de l'incident et prendre les actions correctives adaptées.
Le mieux serait de les conserver plus longtemps (entre 2 passage de contrôleur ??? ou au moins 1 année flottante) pour prouver aux services de contrôles ou auditeurs qu'un plan de maîtrise est en place et que les contrôles sont effectivements réalisés.

Avis purement personnel !!!

Dr.Mohamed DAYI Thu, 5 Jan 2006 11:20:38 -0000

Garder les enregistrement de traçabilité jusqu'à DLC,et pour la restauration collective il faut tenir compte de l'épuisement des MP à l'origine des plats,et du délai de garde des plats témoins pour un éventuel contrôle

MERCREDI 01 MARS 2006

LA CUISINE COLLECTIVE NOVEMBRE 2005 Le forum du Professeur Rozier. Au sommaire:
D.L.C. des documents
http://www.la-cuisine-collective.fr/dossier/haccp/articles.asp?id=81

qualiseb Wed, 07 Jun 2006 19:01:48 -0000

Peut'on suivre des stastitiques sur les réclamations clients en assoçiant volume vendu/nombre de réclamations par type ( corps étrangers, couleur, odeur, poids, etc..)?

jourdan.hugues Wed, 7 Jun 2006 22:03:16 +0200

Rien de plus simple

L'objectif est de diminuer le nombre de réclamations

La difficulté réside dans l'évaluation de la source de la réclamation..., le codage et l'exploitation par une application de stat qui résussise à sortir les bonne stats

Pour le suivi client, les logiciels actuels de facturation et/ou de commande en ligne propose tout un tas de stats en ligne..

Dr Lalla Chrif ALAOUI  Thu, 8 Jun 2006 11:58:53 +0200 (CEST)

D'après la note 3 du paragraphe 4.7 "Services à la clientèle" de la norme NM ISO CEI 17 025, doit-on établir un questionnaire à remplir par nos clients ou leur laisser libre court d'effectuer leur propres remarques

Merci pour vos réponses

 

Audrey SIEUR  Thu, 8 Jun 2006 12:20:41 +0200 (CEST)

Il ne faut pas confondre enquete stisfaction et écoute client, dans l'une on mesure la satisafction du client par des question avec un choix dans une échelle de satisfaction, dans l'autre c'est la détermination des attentes explicite et implicite
L'enquete satisfaction est un questionnaire que l'on peut envoyer au client qu'il rempli lui meme, ou on peut le faire par telephone ou en entretien, l'écoute client se fait forcer par oral en entretien
Il est néanmoins possible de mettre une question ouverte dans une enquete de satisfaction pour les remarques mais guère plus
En esperant avoir répondu
cordialement
 

aurelie.david Thu, 8 Jun 2006 12:21:45 +0200 (CEST)

En interne j'ai mis en place un suivi du nombre de réclamations clients (codifiées par type de problème ou famille de produit) avec calcul d'un ratio en fonction du tonnage vendu : x réclamations pour 100 tonnes vendues, par famille ou au global Ceci a l'avantage de comparer des choses comparables et il faut toujours veiller à cela quand on instaure des indicateurs Cela permet d'analyser aussi les tendances par période, par produit, par type de réclamations, par client, par service, etc.
Le tout est de veiller à remplir la base de données de façon précise et systématique et de codifier les types de problèmes
bon courage
 

bienvenu magloire LEGONOU Thu, 15 Jun 2006 18:07:01 +0200 (CEST)

Pour moi on est pas tenu de faire des questionnaires et les envoyer au client. Ce qui arrive souvent dans cette situation c'est que le client classe votre questionnaire sans donner réponse. Par contre pour moi pour répondre àcette partie de la norme, on peut rendre visite au client, s'entretenir avec lui sur la base de questionnaires préparées, faire un compte
rendu écrit fidel de l'entretien en même temps et faire signer sur place ce document par le client et vous même

philippe collet Lundi, 17 Juillet 2006, 4h58mn 02s

Responsable Assurance Qualité dans une usine de fabrication de produit boulanger, je recherche un logiciel de gestion des documents qualité interne.
Je souhaite un système gérant :
- la liste des documents
- la création des documents par chaque responsable de secteur : mention du rédacteur
- leur validation : vérificateur, RAQ.
- mise à jour de la liste des documents
- mention de documents non controlés : fiche technique frs....

et évidement... : une bonne ergonomie.

Je vous remercie de me faire part de votre experience à ce sujet.

alexandra s Mon, 17 Jul 2006 19:02:10 +0000 (GMT)

je connais une excellente base de données AQ, orientée laboratoire d'analyse, il est vrai mais qui peut parfaitement s'adapter. Ce logiciel s'appelle Maql@bo. J'ai participé à sa mise en place dans un labo et franchement, il facilite grandement la vie, il est très simple à utiliser et l'ergonomie est très agréable et attrayante. Il se présente sous forme d'une palette ou se trouvent des icones qui permettent d'accéder directement aux documents (procédures, processus, non conformités, planning des réunions , gestion des fournisseurs, contrats...). Enfin, rien n'oblige à utiliser la totalité de ce qui est proposer mais pour l'avoir utilisé, c vraiment très facile et ça facilite la vie (et je l'ai regretté longtemps quand j'ai changé de labo...)
je vous mets le mail pour demander des renseignements contact@maqlabo.com, vous pouvez aussi voir la plaquette sur le site www.lasept.com.

JEUDI 07 SEPTEMBRE 2006

UNIVERSITE DE BREST - 12ème Colloque national de la recherche en IUT
Brest 1-2 juin 2006

Au sommaire:

Les systèmes d'information informatisés (SII) comme facteurs déterminant de réussite de la reprise et de la transmission d'entreprise
http://www.univ-brest.fr/IUT_BREST/cnriut06/Actes/TA1_01_AlbanDanieloral.pdf

DEGUINES Mardi 23. Janvier 2007  19:14

Pourriez-vous, s'il vous plaît, m'indiquer quels sont les textes qui régissent les délais d'archivage des données relevés aux CCP (par ex. cuples temps/t°) dans le cadre de la mise en oeuvre de la méthode HACCP (indépendamment de la directive CE 178/2002 et des règlements ou notes consécutifs qui donnent les délais d'archivage des données
règlementaires sur les matières premières (N°lots de fabication, N°lots fournisseurs)?
Ceci dans le cadre d'un système de restauration hospitalière, donc derniers traitements avant remise au consommateur final.

fr4206 Mercredi 24. Janvier 2007  7:36

Je pense qu'il s'agit de la note de la DGAL du 17 aout 2005 DGAL/SDRRCC/SDSSA/N2005-8205

ean-Philippe CLAUDE Samedi 27. Janvier 2007  19:38

"La messe" n'est pas encore complètement écrite, mais suite à un récent contact avec la DGAL, on irait vers :

1. conservation des éléments de traçabilité amont-aval :

a. 5 ans pour les produits à DLUO sup. à 6 mois.
b. 6 mois après consommation pour les denrées à DLC ou DLUO inf. à 6 mois.
(conformément à la NS déjà citée, laquelle découle des Notes de Bruxelles)

2. conservation des enregistrements des contrôles des CCP (voir de l'ensemble des contrôles) 1 an.
("Bruxelles" dit 2 mois dans une note, les consultants disent en général 6 à 12 mois, la DGAL voudrait 1 an).

odile dumand Dimanche 28. Janvier 2007  9:27

Je tiens à préciser que pour un contrôle des douanes la durée d'archivage est de 5 ans et pour les ICPE concernées les archives (données de fabrications, relevés des compteurs d'énergie, consommation d'eau, rejets, etc.) doivent être concernées 10 ans pour la réalisation d'un bilan décennal d'activité.....

M DELAYE Dimanche 28. Janvier 2007  9:13

il n'y a pas de règle absolue en matière d'archivage mais des pratiques de bon sens.
Sachez cependant qu'au plan juridique la durée admise est de 10 ans.

Constant Depièreux Dimanche 28. Janvier 2007 9:23

Je ne puis malheureusement vous aider en ce qui concerne la législation française, mais pour les lecteurs belges, néerlandais et suisses de la liste, je vous recommande de vérifier les durées légales de conservation des archives mises en ligne par la société Merak aux adresses suivantes :

* Belgique : http://www.merak.be/belg/fr/products/bewaartermijn.asp?menu=producten&type=1

* Pays bas http://www.merak.nl/neth/fr/products/bewaartermijn.asp?menu=producten&type=1

* Suisse : http://www.merak.ch/swit/fr/products/bewaartermijn.asp?menu=producten&type=20

Nadine ROUAYROUX Dimanche 28. Janvier 2007  10:59

D'une manière générale, en l'absence de règle juridique claire applicable ou en cas de distorsion entre des législations différentes, la pratique des archivistes est conserver les données jusqu'à échéance du délai juridique le plus long (délai contentieux le plus souvent, mais aussi délai comptable ou délais divers fixés par des textes), sans préjuger de
la valeur historique des données elles-mêmes (qui peuvent justifier une conservation à long terme dans un service d'archives, mais ceci est une autre histoire).

A l'usage, c'est une pratique très sûre, qui constitue un bon guide dans toutes sortes de situations, puisqu'il n'est pas très difficile de connaitre les délais de recours légaux de chacun des pays concernés. Ce type de raisonnement permet de remédier à un éparpillement des textes en la matière et à de possibles conflits entre textes différents. Les
archivistes travaillent habituellement avec les juristes pour prendre en outre en compte les habitudes judiciaires (type de contentieux, types de condamnations, façon de fonctionner des magistrats, opportunité de tel ou tel type d'action judiciaire...., qui allongent parfois certains délais)

Il s'agit de pratiques de bon sens : les archives sont conservées d'abord pour des raisons juridiques (preuve du droit et recours contentieux). Il convient en les conservant de ne pas priver l'organisme qui doit les produire et les archiver d'un moyen de preuve de sa bonne foi et de ses pratiques régulières.

Cordialement

--
Nadine Rouayroux, conservateur en chef
Directrice des Archives départementales de La Réunion
4, rue Marcel Pagnol
Champ Fleuri Sainte-Clotilde 97490
Tel : 02 62 94 04 14 Fax : 02 62 94 04 21

Thierry Martin Mardi 30. Janvier 2007  22:29

Dans le cadre des nouvelles réglementations concernant la traçabilité des produits alimentaires et de tout ce qui participe à leur cycle de vie (matières premières, emaballages), les archives doivent être conservées d'après les exigeances légales les plus contraignantes, qu'elles soient du pays de fabrication, de distrib ou de consommation.

Emilie Guillevic Lundi 8. Octobre 2007 16:54

je viens d'être recruté comme responsable qualité sur un centre de mise en bouteille. On vient de me soumettre une question pour laquelle je n'ai pas pu trouver de réponse dans les archives du forum hygiène. Il m'a été demandé pendant quel délai nous devions conserver nos archives relatives à la traçabilité.

A l'époque où j'étais encore étudiante j'avais consulté une note de la DGAL indiquant que les documents servant à établir la traçabilité doivent être conservés pendant un délai égal à leur DLC ou DLUO. Le vin étant un produit alimentaire n'ayant pas de DLC, on ne peut se baser que sur le temps de garde maximal.

Les vins que nous mettons en bouteille ont une rotation rapide (entre deux mois et un an), néanmoins on ne peut être sur que l'un d'entre eux ne sera pas consommé au delà d'un an.

Quelqu'un pourrait-il m'éclairer sur la durée légale de conservation des archives?

Merci d'avance pour vos réponses.

Cabinet HBL MG France Lundi 8. Octobre 2007 18:25

Si vous avez une DLUO supérieure à 5 ans le délai est de 6 mois après expiration de la DLUO

qualiseb Lundi 8. Octobre 2007 23:01

Pas de DLUO sur le vin, certain ont plus d'un siècle...

Cabinet HBL MG France Mardi 9. Octobre 2007 8:12

NOTE DE SERVICE SUR LE VIN

http://agriculture.gouv.fr/spip/IMG/pdf/dgaln20058205z.pdf

qualiseb Mardi 9. Octobre 2007 9:47

Donc la réponse est : 5 ans.

Bertrand CARLIER Mardi 9. Octobre 2007 17:53

le vin n'a pas de DLC, mais ne devrait-il pas y avoir une DLUO, par exemple lors de l'emploi de bouchon et ou conditionnement en plastique ?

maintenant si je souhaite acheter une Romanée-conti, je souhaiterai que l'embouteilleur s'engage sur la durée d'usage, dans ma cave, du bouchon

fourni, notamment vu la valeur d'achat du produit...

http://www.evinite.fr/domaine-romanée-conti-romanée-conti-2004-p-849.html?cPath=317_183_308

http://fr.wikipedia.org/wiki/Roman%C3%A9e_Conti

Cabinet HBL MG France Mardi 9. Octobre 2007 18:27

C’était l’une des demandes de la CEE

Mais au bout de 30 ans de cave êtes-vous sûr que l’embouteilleur sera toujours de ce monde ? :-)

atelierduvieuxpuits Mardi 9. Octobre 2007 21:01

Cette question ouvre deux perspectives intéressantes.

Hormis les faits, qu'effectivement, vins et vinaigres n'ont pas de DLUO, qu'il y a une différence entre liège et plastique (le liège, grosso-modo, mérite d'être changé, dit-on, tous les dix ans, mais cela n'est qu'une valeur moyenne pouvant grandement être influencée par la qualité du matériau, la cave, le vin lui-même...) et qu'il semble que nous ayons un léger manque de recul tant sur l'impact sur le breuvage que sur la durabilité du bouchon plastique, s'ouvre donc au moins deux perspectives :

- La DLC est objective et normative, il y a un avant et un après, l'objet, cadré, limité, change à un moment précis de statut (et non pas d'état !). La DLUO, elle, est subjective et quasi informelle, ne garantissant que les qualités organoleptiques du produit jusqu'à une certaine date, correspondant à l'expérimentation et/ou à l'expérience qu'en a le fabricant. (Sans parler ici du vin, pensons aux collectionneurs de sardines !).

Cette DLUO ne serait-elle donc qu'une garantie que se donne le fabricant pour éviter de fâcheuses remarques ?

N'induit-elle pas, par un manque criant d'information, un gâchis chez le consommateur qui jette à DLUO passée et n'achète plus à DLUO proche ?

- Mais nous parlons aussi d'archives dans ce sujet ; il ne me semble pas avoir vu ici aborder le problème qui va aller croissant avec l'évolution des moeurs économiques (délocalisations, ventes par parties, fermetures sauvages) de la conservation même des archives de traçabilité.

Quand une entreprise a changé 3 fois de mains et que les restes émigrent sous un soleil moins cher, où est-ce que, et à qui, le consommateur pourra t'il demander les infos nécessaire peut-être à sa guérison ?

Je dramatise, je caricature, vous me connaissez...

Mais je veux bien lire...

dpetit95 Mardi 1. Avril 2008 13:17

j'aimerais savoir comment vous gérer dans vos entreprises la diffusion et la prise de connaissance des documents.

Pour ma part, j'ai une liste de personnes à qui le document est destiné et je leur demande de signer en face de leur nom, attestant dès lors qu'ils ont pris connaissance du nouveau doc et détruit l'ancienne version. Le problème est que ces fiches de suivi ne me reviennent pas toujours: toutes les personnes concernées n'étant pas là en même temps - vacances, rtt, déplacement-, je laisse cette fiche dans le service et des oublis sont fréquents.

j'ai bien pensé à une information par mail en interne, mais à part le personnel administratif, les autres personnes n'ont pas d'ordinateur propre (donc d'email) à leur disposition; et c'est justement ce personnel (une cinquantaine de personnes répartie dans plusieurs services)qui est le plus concerné par les documents.

Bertrand CARLIER Mardi 1. Avril 2008 13:32

il me semble que votre méthode n'est pas la bonne.

ce n'est pas votre problème si votre direction affirme que:

la version en cours est accessible en un lieu et un seul lieu

la question peut alors devenir:

comment aider ceux qui doivent être informés à l'être effectivement, mais la très grande différence repose sur le fait qu'ils deviennent demandeur....

dpetit95 Mardi 1. Avril 2008 14:47

Nos documents ne sont pas accessibles qu'en un seul lieu, ils le sont où ils doivent l'être (souvent à plusieurs endroits différents en ce qui concerne les documents généralistes (manuel qualité, procédures))

Je sais pertinemment que ma méthode n'est pas terrible (car ça prend beaucoup de temps et en plus c'est très perfectible), c'est pour cela que vos témoignages sont les bienvenus!!

Les gens ne sont pas très demandeurs de documents, ils savent que ça existe....et puis voilà!

Bertrand CARLIER Mardi 1. Avril 2008 16:38

merci,

votre questionnement m'a fait penser à "nul n'est sensé ignorer la loi", qui a amené à rendre le droit accessible par le net gratuitement.

Il reste le problème de la circulation de façon compréhensible dans les entreprises des textes de loi, tout comme des normes et ou, par exemple, des guides de bonnes pratiques et ou des textes scientifiques payants.

Ceci a été abordé x fois sur cette liste .

cela ne se nomme pas ?

gestion des connaissances

http://fr.wikipedia.org/wiki/Gestion_des_connaissances

*Knowledge Management*

http://en.wikipedia.org/wiki/Knowledge_Management

il me semble me souvenir d'avoir indiquer x liens permettant de l'optimiser , sauf que cela soit rarement déployé en langue de Molière*.

amicalement

Bertrand

• ce qui ne veut pas dire que dans certains "internet", cela n'existe pas depuis bien longtemps .

Roseline Barbier Mardi 1. Avril 2008 15:44

un tableau blanc (effaçage à sec) pour transmettre les infos

vous le diviser en plusieurs parties (ou plusieurs tableaux) chaque fois que vous mettez un document, vous informez sur le tableau

guillaume thomas Mercredi 2. Avril 2008 8:22

Bonjour à toute la liste !

Pas mal d'entreprises ont entre autres le problème de diffusion et de version des documents QHSE : un moyen simple de supprimer le problème, c'est la gestion informatisée des docs avec diffusion automatisée.

Une seule base documentaire avec version à jour pour tous, un choix des listes de diffusion (workflow), une demande de signature électronique ou validation de la part du receveur, un choix d'affichage "push" (on "envoie" certains docs importants et urgents) ou "pull" (on les laisse à consultation)...sont des exemples concrets

Pour cela, quelques ordinateurs à côté de la prod ou en prod (il existe des solutions sécurisées d'informatique pour tout type d'ambiance), pas beaucoup, puisque chaque chef de ligne ou opérateur peut avoir sa session personnelle, et le problème est réglé.

ce système informatisé permet d'autres gains de temps que celui-ci.

N'hésitez pas à me contacter si vous voulez plus d'explications,

QSMS (QSE Soft MEDI SYSTEME )

Guillaume THOMAS

Ingénieur Qualité Hygiène Sécurité Environnement

Développement durable

Rennes ATALANTE

14E rue du Pâtis Tatelin

35700 RENNES

Tél. : 02 23 20 14 80 - Fax : 02 23 20 20 89

guillaume.thomas@qsms.fr

http://www.qsms.fr

Afin de contribuer au respect de l'environnement,

merci de n'imprimer ce courriel que si nécessaire.

CB Mercredi 2. Avril 2008 11:33

J'ai eu la chance de traîner mes guêtres dans des organisations qui bénéficiaient de tous les moyens technologiques nécessaires pour s'assurer de la diffusion des prescriptions nécessaires à la conduite des opérations en sécurité et en qualité (ordinateur sur la ligne de production, base de données partagées, documents disponibles au poste de travail, version ergonomique de modes opératoires, etc...).

Pourtant, en dépit de cette débauche de moyens techniques pour rendre des prescriptions disponibles, les documents n'étaient pas souvent consultés, ni même connus des opérateurs ( !) Je crois que la solution à ce problème n'est pas technique.

Je crois qu'il faut élargir le débat comme Bertrand le proposait et se demander comment les hommes et les femmes qui peuplent nos systèmes peuvent s'approprier leurs organisations, s'intéresser à leurs règles et chercher à les mettre en oeuvre.

Pour moi, le problème de la diffusion de documents est donc le symptôme d'un mal plus profond dont la solution est un management de terrain renforcé. Pour diffuser les documents, il faut donc que la hiérarchie s'implique dans le travail d'application des normes de l'organisation et dans un travail réel de contrôle de ces opérations. Il n'y a pas de gain de temps à réaliser ici, mais au contraire un investissement qui est justifié du point de vue de la sécurité, de l'hygiène et de la qualité.

Sans l'implication de ces managers dans ce travail d'application des normes, nous continuerons à produire des Jérôme Kerviel un peu partout, y compris dans l'agroalimentaire. Souvenons nous que ce trader avait été contrôlé (superficiellement) 75 fois avant que la dérive de ses opérations n'ait été constatée.

jnjoffin Mercredi 2. Avril 2008 19:23

Il me semble, vu de loin car la qualité dans l'éducation nationale ce n'est pas pour demain, que ce qu'il manque cruellement dans les procédures ou instructions de travail que je rencontre, c'est la quintessence : autrement dit, des quantités massives de papier, beaucoup de redondances dans les recommandations,... aucune vision ergonomique.

Si l'on veut que le courant passe, c'est-à-dire que les destinataires des procédures fassent effectivement ce qui est écrit, il faut se mettre à leur portée, expérimenter, et, en général simplifier les choses et les rendre attrayantes. Le formalisme excessif conduit inévitablement à un rejet. De plus, il est souvent écrit, pour des raisons règlementaires, des choses qui "ne se font pas" dans les textes mais sont pratiques courantes. Un exemple : on nous affirme que les rallonges électriques sont interdites, mais nous les utilisons évidemment !

Il me semble donc qu'il faut de l'ergonomie dans l'écriture.

Les documents seront peut être lus ! S'ils sont utiles !

Emmanuelle Pellé Jeudi 3. Avril 2008 9:14

Pour revenir sur le vaste problème de la diffusion documentaire, et par là-même de la rédaction des procédures et de « l’ergonomie de l’écriture »,

je pense qu’il faut garder à l’esprit qu’un responsable qualité est plus un scientifique qu’un poète…

Faire passer l’information ou les consignes avec les formes qu’il faut pour que les opérateurs les lisent (à condition qu’ils pensent à aller les consulter au départ…) d’accord… mais il faut une sacrée inspiration pour faire 200, 500 ou plus documents qualité « ergonomiques ».

Si un outil convivial peut aider l’opérateur à accéder à la documentation qualité, c’est un plus. Faciliter l’accès et faciliter la lecture ne sont pas incompatibles !

Bertrand CARLIER Jeudi 3. Avril 2008 9:51

merci,

en d'autres lieux, j'ai apprécié dans un message deux phrases:

"Dans une entreprise idéale, le Responsable Qualité n'a pas lieu d'être... "

"Pourtant, la réussite d'un système qualité, c'est quand le responsable qualité n'a plus lieu d'être…"

Dans la réalité, je doute que ce type de phrase puisse être envisagé par beaucoup.

Si le programme indiqué hier parle de:

" Knowledge Management"

http://en.wikipedia.org/wiki/Knowledge_Management

donc

*gestion des connaissances

http://fr.wikipedia.org/wiki/Gestion_des_connaissances

ce sujet s'aborde et ou devrait s'aborder ( voir lectines ) dans les entreprises, mais aussi bien d'autres structures dont , par exemple, l'EFSA.

un outil du type wiki , pour produire, commenter et éclairer ( les publications et ou les rapports et synthèse ) les guides de branche, de plus pouvant facilement être multilangue, mais aussi utilisable par tous en tout ou partie. Donc conçu au départ pour être diffusé.

*

http://wiki.ittoolbox.com/index.php/Knowledge_Management

Dit autrement en terme d'efficience, il pourrait y avoir beaucoup à gagner...

ingrid_8562 Mardi 24. Juin 2008 10:01

Il me semble avoir lu qu'il fallait archiver les documents liés à la traçabilité 5 ans. Ne trouvant pas de document dans ce sens, pouvez-vous me confirmer s'il existe un temps d'archivage obligatoire et lequel?

Sinon, ayant des produits alimentaires d'une DLUO maxi de 2 ans, je pensais archiver l'ensemble de la documentation 3 ans. Cela vous semble t'il cohérent?

Merci pour vos réponses

elodie1915 Mardi 24. Juin 2008 10:19

Les durées d'archivage des documents relatifs à la sécurité et à la légalité des produits doit être en relation avec la durée de vie des produits(BRC version 5). Cependant, cette durée peut varier en fonction des types de documents et des exigences clients.

Par exemple, les fiches de non conformités permettant d'établir un historique et de servir d'appui à l'HACCP peuvent être stockées de façon illimitée contrairement à un enregistrement de contrôle à réception des matières premières.

Il faut prendre en compte également les audits des clients et des organismes certificateurs qui peuvent parfois remonter jusqu'à un an en arrière. Attention si vous effectuez de la congélation ne pas oublier de prendre en compte la DLC.

Julien PETIT Mardi 24. Juin 2008 10:21

La durée de conservation pendant 5 ans des documents de traçabilité est mentionnée explicitement dans le guide de mise en œuvre du règlement (CE) n°178/2002, et notamment de son article 18 (traçabilité).

Ce document est accessible sur internet à l’adresse suivante :

http://ec.europa.eu/food/food/foodlaw/guidance/guidance_rev_7_fr.pdf

Voir dans le chapitre II (page 16 du document). Il y est dit que la conservation des documents pendant 5 ans permet de respecter les objectifs du règlement. Il est également précisé au même point les cas particuliers dans lesquels la durée de conservation est plus courte ou plus longue.

Philippe GUERINEAU Mardi 24. Juin 2008 16:38

Voici

http://agriculture.gouv.fr/IMG/pdf/dgaln20058205z.pdf

j.morand Mardi 9. Mars 2010 11:42

Chargé de gestion documentaire au sein de mon entreprise, je suis tombé sur un os auquel personne ne semble pouvoir me répondre!

Existe-t-il une réglementation concernant la durée des archivages tels qu'analyses, enregistrements de CCP ...

Si l'une ou l'un de vous avais connaissance d'un tel texte, cela me serait bien utile!

Constant Depièreux Mardi 9. Mars 2010 11:51

Pour la Belgique :

* http://www.merak.eu/belg/fr/products/bewaartermijn.asp?menu=producten&type=1

Pour la Suisse

* http://www.merak.ch/swit/fr/products/bewaartermijn.asp?menu=producten&type=20

Cette société n'a pas d'activité en France.

Cécile MARTIN Mardi 9. Mars 2010 12:40

vous pouvez consulter la note de service de la DGAL ci-jointe DGAL N2005 8205

http://agriculture.gouv.fr/sections/publications/bulletin-officiel/2005/bo-n-33-du-19-08-05/note-de-service-dgal-sdrrcc-sdssa-n2005-8205-du-17-08-2005

Constant Depièreux Mardi 9. Mars 2010 15:11

Voir également :

http://www.inst-elevage.asso.fr/html1/IMG/pdf_CR_280738013.pdf

En complément à ma réponse précédente et pour la France (à confirmer)

http://www.archives.bz/conservation.htm

Hélène LEGRAIN Mardi 9. Mars 2010 21:59

Il existe une note de service de la DGAL du 17 aout 2005 qui traite de la durée de conservation des documents relatifs à la traçabilité.

Peut-être pouvez-vous vous en inspirer

Cdlt,

Hélène LEGRAIN

Complément de BP:

Il s'agit de la note N2005-8205

http://www.google.fr/search?q=N2005-8205&ie=utf-8&oe=utf-8&aq=t&client=firefox-a&rlz=1R1GGGL_fr

Philippe GUERINEAU Vendredi 2. Avril 2010 11:04

Je me rapproche vers vous concernant la traçabilité en restauration collective.

Les produits ayant une DLUO doivent être tracés pendant une durée de vie de 5ans ex : boites de conserves.

Les produits ayant une DLC < 3 mois doivent être tracés pendant 6 mois. Ex, un plat cuisiné en restauration collective.

Une restauration collective qui fabrique par exemple une préparation chaude type viande + légumes en conserves :

doit-elle conserver les éléments de traça concernant le conserve pendant 5 ans

ou

doit-elle conserver les éléments de traça concernant la conserve pendant 6 mois du fait que le produit fini à une dlc < 3mois

Selon, certains inspecteurs et/ou professionnel de la traça, j'ai les 2 versions.

Gilles TIXIER Mardi 6. Avril 2010 10:43

Si j’ai bien compris les propos du bon Docteur CLAUDE qui faisait l’exégèse de la note de service de la DGAL : DGAL/SDRRCC/SDSSA/N2005-8205 du 17 août 2005 sur la traçabilité traitéée dans le règlement 178 : 2005-8205
<http://www.agriculture.gouv.fr/IMG/pdf/dgaln20058205z.pdf>
La restauration collective est un producteur d’aliments dont la DLC est forcément inférieure à 3 mois,
donc elle conserve les indentifications des denrées mises en œuvre, pendant 6 mois
S’il y a un soupçon sur une boîte de conserve préparée en restauration collective, les services de santé s’adresseront au producteur qui garde au moins pendant 5 ans ses documents de traçabilité.

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Et puis autant se référer à l’original :
 
Conservation des infos de traçabilité sur :
1. 5 ans pour les produits sans DLUO et
2. 5 ans + 6 mois pour les produits dont la DLUO dépasse 6 mois
3. 6 mois pour les produits périssables ayant une DLC inférieure à 3 mois ou sans DLC (fruits...)
 
MAIS ATTENTION ces délais courent à partir de la fabrication ou de la livraison.
Il faut donc comprendre que:
 
a. Le fabriquant de boîtes de conserves, et le distributeur (grossiste, centrale d'achat) doivent conserver les données 5 ans,
 
b. mais que la cuisine centrale qui transforme ces denrées en fabricant les repas avec une DLC de 3 jours, voire 5 jours dans certains cas, se retrouve bien dans le cas n°3 "livraison de préparations à DLC inférieure à 3 mois", donc obligation de conservation des données de traçabilité pendant seulement 6 mois.
 
Pourquoi 6 mois ?
Je pense que c'est parce que cela correspond à la durée "maximale" d'incubation de la Listéria, soit le germe ayant le délai entre ingestion et expression des symptômes le plus long (jusque 3 à 6 mois).
 
Pourquoi 5 ans pour le fabricant, 6 mois pour l'utilisateur?
C'est logique. L'idée c'est de retrouver la source d'une intoxication alimentaire ou d'une crise sanitaire.
L'industriel qui met sur le marché une denrée avec une DLUO de 5 ans ne sait pas si celle-ci sera consommée dans les 15 jours ou dans 4 ans et 363 jours...
Par contre, au stade de la remise au consommateur (restauration traditionnelle, restauration collective et sociale), lorsque vous préparez une denrée, c'est pour qu'elle soit consommée dans la foulée (ou dans les 3 à 5 jours), donc 6 mois suffisent.
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Remarque :
Compte-tenu de la faible affluence de réponse à votre question et idem pour la mienne sur l’abrogation partielle de l’AM du 29/09/97
je pense qu’il faudrait les envoyer également à la liste de Philippe GOULOIS spécialisée en restauration collective : www.restauration-collective.fr
adresse de la liste : <formateurs-cafa@yahoogroupes.fr> je pense qu’elle fonctionne encore



Sonia Vincent-Thomas Mardi 7. Août 2012 15:48

Nous avons eu une non conformance lors de notre audit HACCP pour l'utilisation d'agraffes nous permettant de retenir nos fiches d'enregistrements et d'instructions à l'usine.

Je souhaiterai savoir si certains d'entre vous aurez mis en oeuvre des moyens pour contourner ce problème et comment vous vous y être pris?

Albert Amgar Mardi 7. Août 2012 16:09

Tout sauf des agrafes, des chemises en plastique par exemple. Au fait, évitez aussi les trombones quelque soit le matériau …


Benkhdija Sara Mardi 7. Août 2012 16:18

Vous pouvez utiliuser aussi un (des) porte(s)-documents qui peuent se fixer aux murs et dans lesquels vous pouvez classer momentanéments les documents d'enregistrements.

Aussi vous pouvez utiliser les chemises plastifiées


bdup53 Mercredi 8. Août 2012 8:50

Il existe aussi des agrafeuses sans agrafe.

Elles permettent de fixer 2 à 3 feuilles (pas plus)mais après il ne faut pas les manipuler trop souvent car la fixation n'est pas aussi solide que des agraphes classiques.


Dimitri KOUASSI Mercredi 8. Août 2012 16:09

Moi dans mon systeme, j'utilise la colle a la place des agraphes.

c'est tres pratique.


Sonia Vincent-Thomas Jeudi 9. Août 2012 4:03

Je vous remercie tous pour vos réponses.

Concernant les agraffeuses sans agrafes sauriez-vous ou on pourrait s'en procurer?